Digitale Formulare Prozesse und Datenerfassung digitalisieren

Datenerfassung digitalisieren, Abläufe automatisieren

Digitale Formulare in der Telematik-App, Trendfire Telematik

Wir wollen ein System, das funktioniert, erreichbar ist durch Kundensupport, […] weiterentwickelt wird, gewartet wird: Was will man mehr?

Das Formularmodul im Trendfire Telematiksystem bietet ein breites Spektrum an Einsatzmöglichkeiten im Alltag. Vereinfachen Sie die Datenerfassung für Ihre Fahrer, automatisieren Sie Abläufe auf Basis der eingegebenen Informationen und bilden Sie alltägliche Prozesse digital ab. Von der Abfahrtskontrolle über Urlaubsanträge hin zu komplexen innerbetrieblichen Abläufen oder einer Ergänzung der Führerscheinkontrolle erfassen Sie diese Daten in Zukunft vollständig digital. Durch die enge Verknüpfung zu anderen Funktionen im Trendfire Telematiksystem wie dem Alarmsystem, der Terminverwaltung und der Telematik-App werden Daten zuverlässig erfasst und ermöglichen ein hohes Maß an Automatisierung.

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Flexible Einsatzmöglichkeiten

Die digitalen Formulare können ganz individuell nach Ihren Wünschen für den jeweiligen Einsatzzweck konfiguriert werden. Ihnen stehen zahlreiche Felder zur Auswahl: Textfelder, Orts- und Datumsauswahl, Auswahllisten, Unterschriften, Bilder, Zeichnungen, Dateianhänge und vieles mehr. Mögliche Anwendungen sind beispielsweise:

Digitale Abfahrtskontrolle
Dokumentation eines Tankvorgangs
Übergabeprotokolle
Tagesbericht
Schadensmeldungen
Urlaubsantrag
Ergänzung der Führerscheinkontrolle
oder andere Checklisten.

Logistik 4.0, Frachtpapiere digitalisieren, digitale Lieferschiene

Automatisierung alltäglicher Aufgaben mit Formularen

Die Integration ins Alarmsystem und in die Terminverwaltung ermöglicht weitere Automatisierungen. Wird ein Formular mit einem Termin verknüpft, wird der Fahrer automatisch regelmäßig aufgefordert, das Formular auszufüllen. Kommt er dem nicht nach, kann ein Alarm im Telematiksystem ausgelöst werden. Ein möglicher Anwendungsfall hierfür wäre z. B. eine digitale Ergänzung der Führerscheinkontrolle als Ergänzung zur gesetzlich vorgeschriebenen Sichtkontrolle.

Eine weitere Möglichkeit, Formulare automatisch auszuwerten, besteht darin, dass auf Basis der eingegebenen Daten Alarme im Telematiksystem ausgelöst werden können. Geht etwa eine neue Abfahrtskontrolle mit einer als „Defekt“ klassifizierten Eingabe im System ein, löst dieses Formular einen Alarm aus und die Werkstatt wird automatisch benachrichtigt. Ihr Vorteil, Sie müssen neue Formulareingänge nicht händisch prüfen, sondern werden immer dann im Telematikportal, per E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert, wenn wirklich konkreter Handlungsbedarf besteht. Wie die Formulare können auch Alarme und Benachrichtigungen komplett individuell für Ihre Anforderungen konfiguriert werden.

Prozessschritte

Mit Prozessschritten bilden Sie komplexe Abläufe in Ihrem Unternehmen ab. Dafür wird das Formular in mehrere Abschnitte unterteilt. Jeder Schritt kann dann dem passenden Team innerhalb des Unternehmens zugeordnet werden. Am Beispiel einer Abfahrtskontrolle wird deutlich, wie praktisch Prozessschritte sind.

Schritt: Fahrzeugkontrolle durch den Fahrer.
Schritt: Wird im Telematikportal durch einen Mitarbeiter in der Werkstatt ausgefüllt.

Schritt 2 kommt erst dann zum Tragen, wenn in der Fahrzeugkontrolle ein Defekt festgestellt wurde. In diesem Fall erfolgt eine automatische Benachrichtigung der Mitarbeiter in der Werkstatt und im 2. Abschnitt des Formulars wird die Reparatur dokumentiert. In einem 3. Schritt könnte dann noch eine Prüfung durch das Fuhrparkmanagement ergänzt werden.

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Einfache Auswertung

Im Telematikportal werten Sie die Formulareingaben der Fahrer aus. Für eine weitere Verarbeitung der Informationen stehen verschiedene Exportmöglichkeiten zur Verfügung. Für eine schnelle Analyse können Eingabefelder bzw. Auswahloptionen klassifiziert werden. Dadurch erkennen Sie schnell, wo kritische Eingaben vorhanden sind und eine schnelle Reaktion nötig ist.

Flottenmanagement, Lkw-Telematik, Disposition

Hohe Datenqualität

Bringen Sie die Datenqualität auf ein neues Level. Dank der Formulare stellen Sie sicher, dass Ihre Fahrer immer genau die Informationen erfassen, die benötigt werden. Formularfelder können in Abhängigkeit der vorhergehenden Felder eingeblendet werden. So bleiben die Formulare auf den Smartphones und Tablets kompakt und übersichtlich.

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